Dans l’environnement commercial actuel en constante évolution, il est indispensable de saisir et d’optimiser le processus Purchase-to-Pay (P2P). Dans le contexte où les entreprises cherchent à améliorer leur performance, à réduire leurs coûts et à consolider leurs relations avec les fournisseurs, le P2P se présente comme l’élément central d’un système de réapprovisionnement performant. Soutenu par un logiciel approprié, il facilite une gestion optimale des commandes, assure la conformité des politiques internes et vérifie efficacement les dépenses. Cet article explore le P2P, en soulignant ses nuances et sa conformité, les enjeux contemporains et les méthodes exemplaires. Que vous soyez débutant ou que vous souhaitiez perfectionner vos processus d’achats actuels, ce manuel fournit des informations de valeur pour vous orienter dans l’univers du P2P.
Le processus d’achat optimisé avec la solution Procure to Pay
Le processus Procure to Pay (P2P) est un processus électronique unifié qui englobe tout le cycle de :
- l’acquisition
- la sollicitation de réapprovisionnement
- la liquidation des acquittements au fournisseur.
Elle a pour objectif l’automatisation, la centralisation et la protection des données, en mettant l’accent sur les phases cruciales de la chaîne de réapprovisionnement, tout en assurant une traçabilité améliorée des dépenses.
Les points importants
Le processus commence par la détermination du besoin, puis passe par la formulation, la conformité et l’approbation d’une requête d’achat. Par la suite, une commande est créée et envoyée au prestataire. Après l’arrivée des produits ou services, leur réception est confirmée. Ceci facilite la correspondance entre la facture, la commande et la livraison. Pour finir, le paiement électronique est réalisé en collaboration avec le département de comptabilité et finance, selon les conditions convenues.
L’automatisation de ce processus permet de :
- minimiser les erreurs humaines
- améliorer la gestion des factures
- respecter les échéances de règlement
- fournir une meilleure traçabilité sur les dépenses de l’entreprise.
Elle permet aussi de s’assurer que la conformité aux politiques internes et les réglementations externes sont respectées.
Les solutions P2P modernes, qui comprennent des outils pour la gestion des prestataires, la signature électronique et l’analyse de documents, favorisent l’amélioration des relations avec les fournisseurs tout en générant d’importantes économies.
Ainsi, utiliser une solution de Procure to Pay à prix raisonnable est un atout stratégique pour les sociétés qui cherchent à :
- améliorer leur productivité opérationnelle
- gérer leurs dépenses
- renforcer leur contrôle interne.
Quelles sont les phases du processus Procure-to-Pay ?
Le processus Procure-to-Pay implique toutes les directions d’une société, y compris les achats, le service administratif et le département financier.
À titre d’exemple
Voici une illustration des étapes que l’on peut rencontrer dans ce processus :
La procédure de demande d’achats : implique de soumettre une requête au département des achats afin d’obtenir des biens ou prestations extérieurs à la société. La demande d’achats donne aux sociétés la possibilité d’accroître leur visibilité concernant les fonds qu’elles doivent réunir.
Suivi des missions ou des tâches : décrit l’action par laquelle les personnels opérationnels surveillent la bonne réalisation des missions ou des travaux demandés pour :
- évaluer la rentabilité du projet
- faciliter le traitement des factures.
L’évaluation des actions ou des travaux effectués : fait référence à l’appréciation quantitative et/ou qualitative des missions demandées pour faciliter le choix des sous-traitants ou prestataires à solliciter lors d’une prochaine consultation.
Le traitement des factures : fait référence à toutes les procédures mises en place pour vérifier la validité des factures reçues (montants, correspondance de l’IBAN…) afin de prévenir les arnaques aux faux fournisseurs et de respecter les échéances de paiement.
La mise en acquittement : le versement effectué par l’entreprise principale au sous-traitant, relatif aux biens ou prestations fournis.
Rôle du P2P dans le parcours de vie d’achat
Le processus P2P commence une fois l’étape d’e-sourcing terminée, lorsque les prestataires sont identifiés, référencés et que leurs catalogues de produits ont été intégrés dans une solution d’e-procurement P2P.
Passer commande
Tout acheteur ayant accès à la solution de ravitaillement en ligne procure-to-pay peut passer commande auprès des fournisseurs autorisés par le service des achats. Son rôle dans le processus procure-to-pay nécessite une optimisation pour réduire les délais grâce à une plus grande automatisation.
Suite à une autorisation automatique de la commande, basée sur des critères préalablement déterminés par le département des achats, un bon de commande numérique est transmis au prestataire. Ensuite, une confirmation de commande est reçue en réponse. Après réception et autorisation de la livraison, la facture est confrontée au bon de livraison approuvé par l’acheteur. Selon les termes et conditions de vente convenus entre la société et le prestataire, le paiement électronique est alors initié. Ce fonctionnement s’articule principalement autour de l’automatisation des flux, offrant :
- un gain de temps
- une traçabilité améliorée,
En plus de la tenue et l’actualisation automatique des livres comptables.
Solutions Procure to Pay et Source to Pay : les différences
Bon nombre confond souvent le processus Procure-to-Pay avec le processus Sourcing-to-Pay, essentiellement dû à la proximité de leurs éléments et à leur recoupement. Les deux procédures concernent l’acquisition, l’achat et le règlement de biens et prestations.
Le processus P2P met l’accent sur l’aspect transactionnel du réapprovisionnement, depuis la reconnaissance d’un besoin particulier pour un bien ou un service jusqu’à l’exécution du règlement au prestataire. Le processus S2P est plus exhaustif et englobe le processus P2P ainsi que d’autres aspects stratégiques comme :
- la recherche de prestataires potentiels
- l’examen du marché des achats
- la gestion intégrale des relations avec les fournisseurs.
Solutions S2P vs P2P
Voici les distinctions clés entre les solutions S2P et P2P :
Champ d’application et orientation opérationnelle et stratégique
Le processus S2P est une démarche intégrale qui couvre de l’identification des besoins jusqu’au paiement, alors que le processus P2P se focalise davantage sur les éléments transactionnels de l’approvisionnement.
Le S2P englobe des actions stratégiques comme :
- l’étude de marché
- l’évaluation des prestataires
- la négociation des contrats
Alors que le P2P est davantage axé sur l’opérationnel et concerne :
- la commande
- la réception
- le traitement des factures
- le règlement des biens et des prestations.
Gestion des relations avec les prestataires, gestion des clauses et analyse du marché
La gestion des relations fournisseurs est intégrée au S2P, dans le but de construire des liens durables avec ces derniers. Le P2P ne comprend généralement pas la gestion des relations de longue durée avec les fournisseurs.
Le S2P intègre la négociation et l’administration des clauses en tant qu’aspect essentiel, tandis que le P2P débute une fois les clauses déjà établies.
À l’inverse du P2P, le S2P nécessite la conduite d’études de marché pour identifier et évaluer les fournisseurs potentiels.
Emploi d’instruments et de technologies et influence sur la politique de l’entreprise
Le S2P fait appel à des instruments de :
- analyse de marché
- évaluation des fournisseurs
- gestion des clauses,
Alors que le P2P s’appuie sur :
- des programmes d’achat
- des systèmes de facturation
- des outils pour le traitement des paiements.
Dans ce contexte, l’ERP est essentiel pour la validation des missions, le suivi réel projet et la maîtrise des risques associés à la méthode d’achat.
Le S2P influence directement la stratégie de société et d’équipes en dictant comment les biens et les prestations sont acquis. Le P2P influence la productivité et l’efficacité du service achats, mais son impact sur la stratégie d’entreprise dans son ensemble est moins direct.
